
BAGIAN 1: PENDAHULUAN UNTUK MANAJEMEN PROYEK
Manajemen proyek adalah seni yang mencocokkan tujuan, tugas, dan sumber daya proyek untuk mencapai tujuan sesuai kebutuhan. Kita mengatakan “sesuai kebutuhan” karena seseorang memiliki keterbatasan waktu, uang, dan sumber daya (manusia dan mesin) untuk mencapai tujuan. Orang bisa melihat sebuah proyek sebagai sebuah proses. Gambar dibawah menunjukkan proses ini sebagai diagram blok yang disederhanakan.
Proses itu melibatkan input dan output. Proyek yang berhasil “melakukan hal yang benar, dengan
Alat yang tepat, dan dengan cara yang benar “.
BAGIAN 2: TAHAPAN PROYEK DAN CARA MENYELESAIKANNYA
Tahap 1: Mendefinisikan tujuan proyek:
Jika Anda tidak memulai sebuah proyek dengan tujuan yang benar. Tidak mungkin Anda akan mencapai tujuan. Setiap orang harus diberi kesempatan untuk berkontribusi. Pada akhir tahap ini, setiap anggota tim harus memiliki pemahaman tentang apa yang harus diselesaikan.
Proyek ini harus memiliki dokumen yang mencantumkan tujuan dengan detailnya. Mendefinisikan kesuksesan diperlukan untuk memastikan tidak ada ambiguitas mengenai apakah tujuannya telah selesai atau tidak. Ini juga mencegah tim melakukan hal yang tidak perlu berulang ulang dan perbaikan pada tujuan yang telah cukup dilakukan.
Tahap 2: Tentukan tugas / kegiatan proyek:
Setiap tujuan harus disesuaikan dengan tugas yang dilakukan untuk mencapainya. Hal ini paling baik dilakukan dengan mencantumkan tujuan di sisi kiri selembar kertas, lalu menulis tugas di sebelah kanan. Setiap anggota tim harus setuju bahwa tugas yang ditentukan akan mencapai tujuan sesuai dengan definisi kesuksesan tim yang ditulis di tahap sebelumnya.
Tahap 3: Menentukan dan memverifikasi sumber daya yang diperlukan:
Sumber daya adalah hal-hal yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek. Sumber daya termasuk, namun tidak terbatas pada:
• Orang
• Waktu
• Uang
• Tempat
• Komputer
• Software
• Lainnya …
Komponen terpenting dalam menentukan kebutuhan sumber daya adalah bersikap realistis. Salah satu kesalahan yang paling sering dilakukan manajer proyek adalah meremehkan jumlahnya dan jenis sumber daya yang dibutuhkan. Hal ini menyebabkan proyek-proyek yang berjalan di atas anggaran dan telambat dari jadwal. Jangan mencoba melakukan hal-hal berikut:
• Mepetkan proyek ke dalam durasi waktu yang lebih singkat untuk menyenangkan atasan Anda
• Potong sudut untuk meminimalkan kebutuhan sumber daya
• Merencanakan kasus terbaik, yaitu “Jika semuanya berjalan dengan benar, kita akan menyelesaikannya
waktu.”
Tentukan apa yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan benar, tepat waktu, dan sesuai anggaran. Ini bukan gagasan buruk untuk membuat safety margin di sini. Hal ini sering disebut sebagai “padding”. Misalnya, seseorang bisa melipatgandakan perkiraan waktu untuk menyelesaikan tugas / proyek dengan bilangan 20% untuk memberikan waktu tambahan untuk menghadapi kejadian tak terduga. Jumlah padding biasanya tergantung pada kepastian seseorang seberapa efektif sumber daya yang bisa digunakan. Kita harus membuat padding seminimal mungkin.
Dibeberapa contoh mungkin diperlukan untuk memperoleh sumber daya saat proyek berjalan. Ini adalah bisnis berisiko dan harus dihindari jika memungkinkan.
Tahap 4: Mengidentifikasi risiko dan mengembangkan rencana mitigasi (cadangan):
Proyek selalu melibatkan sejumlah ketidakpastian (risiko) yang dapat menyebabkan masalah dan kejutan selama proyek berlangsung. Berurusan dengan kejutan membutuhkan lebih banyak waktu, energi, dan uang dari yang direncanakan semula. Manajemen risiko dapat membantu mengurangi kemungkinan resiko. Manajemen risiko penting karena membantu tim menyelesaikan proyek dengan sesedikit mungkin masalah.
Sebagai ilmuwan profesional, insinyur, atau manajer proyek, Anda akan diminta untuk segera menyelesaikan pekerjaan. Alasan (apakah nyata atau tidak) umumnya tidak menarik simpati siapapun. Misalnya, jika terjadi kejutan masalah yang menyebabkan penundaan proyek, mudah mengalihkan tanggung jawab dengan perkataan seperti ini, “Saya melakukan tugas saya, tapi orang lain tidak melakukannya. “Atau” Kami memiliki masalah tak terduga yang menyebabkan kami tertinggal. “Manajer, Profesor, CEO biasanya tidak memandang baik pada orang-orang yang menggunakan perkataan itu. Anda harus belajar bagaimana mengatasi kejutan, bukannya terdorong oleh itu.
Dengan menjadi anggota tim, setiap anggota mendedikasikan diri untuk kesuksesan tim. Jika Anda menunggu anggota tim untuk menyelesaikan tugas dan tugas mereka tertinggal, Anda bertanggung jawab untuk membantu mereka sebisa mungkin. Jika Anda tidak dapat membantu mereka, Anda harus memastikan mereka mendapatkan bantuan untuk menyelesaikan tugas mereka. Perkataan seperti tadi, tidak membebaskan tanggung jawab Anda, melainkan membuat Anda terlihat seperti bukan seorang pemain tim.
Manajemen risiko bisa menjadi proses yang kompleks, untuk keperluan kita, kita akan menggunakan yang sederhana manajemen untuk menghadapi risiko. Identifikasi dan list risiko untuk tugas Anda di sebuah kolom di sebelah kanan tugas. Untuk setiap risiko, kembangkan rencana cadangan yang bila dilakukan akan membuat Anda sesuai jadwal. Anda harus memberi perhatian khusus pada risiko yang begitu besar, yang bisa “membunuh” keseluruhan proyek. Seorang anggota kelompok harus bertanggung jawab untuk memantau risiko ini selama proyek berlangsung.
Tahap 5: Buat jadwal
Gant Chart adalah jadwal yang berisikan tugas, orang-orang yang bertanggung jawab atas tugas ini, dan timeline. Gant Chart berguna karena memungkinkan tim untuk melihat arsitekturnya (Struktur) proyek dan tanggung jawabnya. Gant Chart berfungsi sebagai dokumen yang digunakan orang dalam perencanaan mereka dan sebagai alat visualisasi untuk melihat bagaimana tugas tugas berhubungan satu sama lain. Format dasar bagan gant terdiri dari daftar tugas di sebelah kiri, diikuti dengan tanggal mulai, jumlah hari sampai selesai, dan tanggal selesai. Setiap tugas harus diberikan satu atau lebih pemilik. Di sebelah kanan daftar teks adalah grafis yang merepresentasi durasi tugas dalam konteks waktu proyek. Sampel Gant Chart ditunjukkan pada Gambar di bawah ini.
Setelah grafik dibuat, cari konflik sumber daya. Misalnya, pastikan anggota tidak diberi tugas terlalu banyak selama jangka waktu tertentu. Misalnya, Dari jadwal di atas, Lisa tampak lebih sibuk dari rekan setimnya pada tanggal 02 dan 03 Juli. Juga pastikan bahwa tugas yang berbeda yang memerlukan mesin atau ruangan yang sama tidak dijadwalkan untuk digunakan pada waktu yang sama. Lakukan perubahan dan dapatkan persetujuan dari kelompok bahwa inilah jadwal yang harus diikuti.
Tahap 6: Jalankan jadwal
Lakukan saja! Setiap anggota tim harus tahu apa yang harus mereka lakukan dan harus memiliki sumber daya yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan. Mereka harus tahu apa risikonya dan memiliki rencana cadangan bila menemui masalah. Selama tahap ini, manajer proyek bertanggung jawab untuk mengkordinasikan, meskipun anggota kelompok harus berkomunikasi di antara mereka sesuai kebutuhan. Jika anggota kelompok merasa akan pergi lembur / overbudget, itu adalah tanggung jawab mereka untuk membawa ke grup sesegera mungkin. Dengan cara ini, sumber daya untuk sementara dapat digeser untuk membantu anggota tim tetap sesuai jadwal.
Setiap anggota kelompok harus mendokumentasikan aktivitas mereka. Ini penting karena memori manusia lemah dan kemungkinan masing-masing anggota tim akan diminta untuk mengingat rincian aktivitas mereka. Tidak ada yang lebih membuat frustrasi manajer daripada mendengar karyawan berkata, “Saya tidak ingat apa yang saya lakukan.” Jika seseorang tidak ingat, bagaimana bisa tim percaya bahwa apa yang mereka lakukan itu benar? Dokumentasi adalah tanggung jawab anggota tim dan akan menjadi simpanan berharga bagi mereka.
Kemungkinan kejutan dan konflik bisa terjadi selama proyek berlangsung. ini penting untuk diingat bahwa adalah tanggung jawab tim untuk membuat proyek terselesaikan. Jika ada masalah, tim harus membantu menyelesaikannya. Jika ada konflik, tim harus bertindak bersama untuk mengatasinya. Hal ini bisa difasilitasi dengan pertemuan rutin (harian, mingguan, bulanan) dari tim. Pada pertemuan itu, tim seharusnya meninjau jadwal dan status (lengkap atau tidak lengkap) dari tujuan proyek. Setelah semua tujuan tercapai, proyek sudah selesai.
Tahap 7: Selesaikan proyek dan kaji kinerjanya
Setelah mencapai tujuan, ada baiknya melakukan evaluasi kinerja tim proyek. Dalam pertemuan kelompok terakhir, tim harus membahas cara-cara di mana pengalaman bisa diperbaiki. Di sinilah banyak belajar dan pengalaman yang didapat Ini akan membantu mencegah masalah serupa di proyek masa depan.
Sumber : https://ocw.mit.edu/courses/mechanical-engineering/2-000-how-and-why-machines-work-spring 2002/tools/management.pdf
Leave a Reply